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志鉴园地


2018-01-01   作者:蓝磊斌 来源:《广西地方志》     点击数: 1218799


    方志资料的立卷归档,指的是对在编纂志书的过程中产生具有查考和保存价值的资料,按照它们在形成过程中的联系和规律,进行分类、组成案卷、妥善保管的行为过程。

  一、方志资料立卷归档的必要性

  1.对方志资料进行立卷归档,可以保持资料之间的历史联系,便于查找利用。方志涉及政治、经济、文化、社会等历史和现状,需要查阅成千上万的档案、报刊、杂志、图书等各种文字资料和实物,还要进行采访、录音、摄影等。方志资料如不进行一定的分类整理,查找起来会很困难,这样不利于方志资料的利用。

  2.对方志资料进行立卷归档,可以保证资料尽可能的完整与安全。在具体工作实践中,编纂者往往只注重方志资料的搜集,忽视了资料的整理、立卷、归档及利用,常常出现保管期限不确定;保存分散,资料随人走等现象,这样就使许多珍贵的资料流失。

  3.对方志资料进行立卷归档工作,不仅为修志奠定了物质基础,还可为其他事业服务。方志资料是修志人员集数年乃至10多年的辛勤劳动积累起来的,除为修志服务外,可以出版为当地现实服务的资料专题,如百科全书、图册、大事记等。

  二、方志资料的归档范围

  要对方志资料进行归档,必须明确归档范围。要明确归档范围,必须要知道在方志编纂过程中会形成哪些文件材料。经过调查研究,并经分析归纳,可将方志资料分为以下三大部分:

  1.方志专业类。这部分资料主要有:(1)志书总设计篇目的草稿、初稿、修改稿;(2)志书的初稿、修改稿、送审查验收稿、校对稿、付印稿。这类资料可作研究志书撰写、修改、定稿发展过程和编纂实践的第一手资料。

  2.志书资料类。这部分资料主要有:(1)文献资料,如抄录的资料卡片、复印件、影印的档案、报刊、旧志、图书资料等。(2)口碑资料,如采访记录、录音、录像磁带、记录整理稿等。(3)实物资料,如文物、钱币、书画手稿、照片、图表等。

  3.方志文书类。这部分资料主要有:(1)组建修志机构的文件,人员配备情况,承编分工的流程。评审志稿、审定志稿有关原始资料和总结材料等。(2)上级机关有关修志工作的指示、意见、规定、决定、办法、简报等文件资料。(3)工作经验,如工作制度、方法、措施等。(4)下属地方志部门上报的工作计划、总结、典型经验介绍、人员编制、工作简报、统计报表及有关重要的备案材料。

  三、方志资料立卷归档的基本方法

  规定了方志资料的归档范围后,就可以根据资料的不同种类进行归档。

  1.对于方志专业类,可按照初稿、一校稿、二校稿、三校稿、送审稿、付印稿分类,相同部类的稿件订做一本,然后编页码,抄写卷内目录,将档案牢固地装订起来,并拟定案卷标题,编制档号和检索工具,最后上架。这样既便于查对,又可以让资料保持长久。

  2.对于志书资料类,这部分资料数量多,来源广,可按大类归属。这样,既可避免分类过细,又便于查阅。(1)图纸。这类资料容易破损,应避免折叠,一是按其内容或与其相近内容的篇目分类存放在文件夹里。二是按分类顺序存放在多层抽屉的文件柜内,这种方法能保持图纸的平整且存放方便,但占用面积较大。三是卷放。即将图纸按其分类卷起来放在文件柜里,这种放法能节省空间,但存放不便。(2)照片、底片。对搜集到的彩色照片、黑白照片应单独组卷成册,按风景、人物、建筑等分类,逐张存入专用相册里。在每个属类里,原则上按时间顺序排列。底片一般保存较少,也可根据篇目内容分类存入底片夹。所存照片每张均应注有文字说明,注明拍摄的时间、地点、人物。(3)录音带、录像带。这部分资料,应用文字标明录音、录像的对象、内容、地点、时间、负责组织者等。

  3.对于方志文书类,一般可按编年体及所属问题分类立卷归档,一年可组一卷或若干卷。文书整理的重点应放在自身的文书材料上,做到详尽、系统,可按编年体分综合、人事、秘书、会计等若干类整理立卷归档。分类方案确定后,按照档案部门制定的业务规范和案卷质量标准对档案实体进行分类组卷,然后编页码,抄写卷内目录,将档案牢固、装订起来,并拟定案卷标题,编制档案号和检索工具,最后排列上架。

  四、方志资料立卷归档应该注意的几个问题

  1.要确定档案的保管期限。方志部门在修志过程中形成的各式各样材料,玉石俱存,不是每一件都值得存档。判断档案价值大小和去留,主要看它对市、县志成书的作用和今后查考价值而定。凡是本地区重要地情资料或是影响深远的文件应作为永久保存;在相当长时期内对修志工作有查考利用价值的文件材料,应列为长期保管(10年~30年);凡是在较短时期内修志单位需要查考的文件材料,应列为短期保管(10年以下,含10),没有任何查考价值的,可不保存。在志稿材料方面,定稿作为永久保存,初稿、修改稿和送审稿作为长期保存。

  2.要努力实现档案管理的信息化。资料的归档,用人工操作很慢,现在比较流行的办法是用计算机软件来完成。现在市场上有很多种档案收集软件,泰坦档案管理系统就是其中的一种,它可自定义格式及层次关系,可用于管理各种各样的信息,如各类文档、文件、资料、事件、项目、笔记、各种方志资料等。我们可以先在泰坦档案管理系统上按志书篇目对照建立起各篇、章、节、目等结构,再在目上设栏,在栏中记录时基本上是一栏一事。这样可以避免不同的资料混合,也有有利于检索。有条件的地方,可逐步将方志资料录入或扫描进电脑,建立计算机管理资料库。

  3、建立完善的归档制度。“人管不如制度管”有了制度,大家都明确了如何做好方志资料的归档立卷。所以要制定了一整套规章制度,对方志资料的立卷、归档、保管、鉴定、借阅、利用等都作了明确的规定,并在工作中经常检查、督促,使资料归档工作有章可循,有法可依;在制度中首先要明确归档的范围,使修志人员都知道哪些资料具有保存与利用价值,自觉、主动地自己手头上的资料交到档案室。其次是要明确规定收集程序,方志资料的产生是不定期的,且分布广而散,涉及人多,如没有一定的程序控制就会混乱。要坚决杜绝人走档案走、档案有借无还的现象发生。

  总之,方志资料的立卷归档工作是一项十分重要而艰巨、细致的工作,必须增加修志人员的档案意识,并建立健全方志资料立卷归档的规章制度并加以落实。