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志鉴园地


2018-01-02   作者:高常立     点击数: 1297023


条目是综合年鉴的基本单元和内容的主要载体,也是综合年鉴记述事实的基本手段和表现形式。一部年鉴总体编纂质量的优劣关键取决于其条目编写质量的高低。从年鉴编纂工作实践看,要编写出较高质量的年鉴条目,需注意的事项主要包括八个方面,可概称为“八项注意”,也可称之为“八看”,即:“一看选题当不当,二看标题精不精,三看体例合不合,四看信息丰不丰,五看要素全不全,六看数据清不清,七看新意够不够,八看语言通不通”。本文谨以2016年出版的清远市8部县级综合年鉴(下简称“8县年鉴”)在条目编写中出现的问题为例,逐项加以解析

 

看选题当不当

选题就是立条,即选择什么样的内容题材来设立条目。它是年鉴条目编写的起点。选题是否得当,直接决定条目本身的存在价值。综合年鉴的存史和社会服务功能、按照国民经济行业分类和社会分工记述的特点以及一部年鉴在信息容量上的有限性,决定其在条目选题上必须遵循“记主”和“记大”两条基本原则,以保证其在记述上的有效性,防止“死条”的存在。

所谓“记主”,指的是全面记述主体业务,要求对一个部门、单位或行业的总体情况及其年度内各项主要业务开展情况均要设立相应的概况条目和综合记事条目予以反映,而对其理论学习、队伍建设等内部事务以及精准扶贫、习近平系列重要讲话精神学习等各个部门、单位或行业统一开展的工作等非主体业务(下统称为“辅业”),则一般不立条记述,只有当其影响重大时方可作为特例予以立条。这一要求可以概括为“主业记全,辅业记特”。

所谓“记大”,指的是重点记述大事要闻,要求对一个部门、单位或行业发生的大事件(重要会议、重大活动、重大项目、重大成果等)均应设立相应的年度动态条目予以反映,而对其小事和日常琐事则不必立条记述。这一要求也即通常所说的“大事不漏,小事不录”。

8县年鉴在条目编写上最显眼、最多见的选题不当有两种情形:

一是“记偏”,即选题时发生方向性错误,把读者不关注、无社会价值的部门、单位或行业的非主体业务立为条目。如:《连山年鉴·2016》在“接待服务”“老干部管理”“消防工作”“文联”“公路工作”等分目分别设有【业务学习】【组织学习】【队伍建设】【思想政治教育】【理论理论学习】【廉政建设】【精神文明建设】等为数不少的内视性条目。又如:《连州年鉴·2016》“广播电视”分目设立【广告经营】,则完全背离其主要职能。而《佛冈年鉴·2016》《阳山年鉴·2016》则存在有在“烟草专卖”“机构编制”等分目把“三严三实”活动、扶贫“双到”、美丽乡村建设等各部门统一开展的工作设为条目的情况。需要说明的是,这些各部门、各单位统一开展的重要工作或活动并非完全不适宜设立条目,而是只适宜设在其对应主体业务的分目,如在“组织”分目设【“三严三实”活动】、“扶贫”分目设【精准扶贫】。

二是“记小”,即选题时发生选择性错误,把缺乏镜鉴意义、无存史价值的单位小事和日常琐事立为条目。如:《清城年鉴·2016》“检察”分目下设【检察信息调研】,《连州年鉴·2016》“疾病预防控制”分目下设【各类人员体检】,《连山年鉴·2016》“关心下一代”分目下设【召开年会】、“地方志编纂”分目下设【编报省市年鉴稿】,《阳山年鉴·2016》在“县妇联”分目下设【慰问活动】等。

 

二看标题精不精

标题是条目的眼睛。评价一部年鉴的条目编写质量,最直观的方法就是观察标题,看其是否精当。精当的条目标题应符合三条基本要求:一是文字简洁。简明扼要,高度精炼,一般只用一个词、一个词组或一个短句,忌用复句,同时忌用形容词、副词等修饰语。二是题文相符。概括精确,触题知文,标题的内涵与外延与条目内容一致。三是易于检索。主题词、关键词突出,方便读者检索资料、获取信息,发挥年鉴的工具书作用。

对照上述要求,8县综合年鉴在条目标题制作上比较普遍地存在着两个方面的突出问题:

一是用语冗余,画蛇添足。如:《连州年鉴·2016》“市委办工作”分目设【文秘工作】【督查工作】【联络工作】【会务工作】,“市府办工作”分目设【督办工作】【外事工作】【接待工作】,这7个条目标题中的“工作”二字均属多余。又如:《连南年鉴·2016》“关心下一代”分目设【关工委助推青年创业成效显著】,《阳山年鉴·2016》“电力事业”分目设【丰富多彩的企业活动】,其中的“成效显著”和“丰富多彩”均属年鉴条目标题的忌用语,应删去。

二是主题不明,检索困难。包括主题词(或关键词)缺失和主题词不突出两种情况。如:《佛冈年鉴·2016》“纪检监察”分目设【案件查办】【队伍建设】【重要会议】【重要活动和主要工作】,其中第一个标题缺失关键词“违纪”,后三个标题均缺失主题词“纪检”,应该补上,分别修改为【违纪案件查办】【纪检队伍建设】【纪检重要会议】【纪检重要活动和主要工作】。又如:《清新年鉴·2016》在“检察”分目下设【查处职务犯罪】,《连山年鉴·2016》在“人民医院”分目下设【提升医疗服务水平】,在“林业公安”分目下设【开展蓝天行动】【开展雷霆行动】【开展立案专项行动】【开展鸟类保护行动】。这6个条目标题的主题词均不够突出。前两个标题应采用换位法,将主题词(名词)前置,动词后置,分别改为:【职务犯罪查处】【医疗服务水平提升】。后两个标题应采用掐头法,即将开头的动词“开展”二字删去。

 

三看体例合不合

这里所说的体例是指年鉴条目的内容组织方式和文体风格。年鉴条目作为一种工具书体例,既区别于总结、计划、报告、汇报材料等日常公文,也区别于新闻、通讯、信息、散文、论文等报刊文章。它在内容组织方式上,要求开门见山,直述其事,用朴实的语言陈述事实,忌用套话,忌机械式的工作罗列;在文体风格上要求采用记述或说明,不描写、不抒情、不议论。工作总结式写法和新闻报道式写法是年鉴条目编写在体例把握上容易出现的两大通病。从8县年鉴来看,突出问题主要表现在工作总结式写法上。

其典型特征之一是开头用套话、官话。如:《连州年鉴·2016》“应急管理”分目下设的【应急管理宣传】,其开头语是“2015年,连州市应急办认真贯彻落实省和清远市应急管理工作会议精神,全面贯彻落实科学发展观”。又如:《连山年鉴·2016》“保密”分目下设【保密管理】的开头语是“深入贯彻党的十八届三中、四中全会和习近平总书记系列重要讲话精神,紧紧围绕全县工作中心”。诸如此类的套话、官话、空话,应一律删除。

其典型特征之二是机械式的工作罗列。如:《阳山年鉴·2016》在“人民武装部”分目下设立【抓好战备工作】【夯实训练根基】【提高快速动员能力】【完成重大军事任务】【推进党管武装工作】【提高兵员征集质量】,一看标题就知是工作总结的翻版。改进办法是:将其一律整改为符合工具书体例的标题,如【战备工作】【军事训练】【军事动员】【军事任务】【党管武装】【兵员征集】。又如:《佛冈年鉴·2016》“宣传工作”下设的【理论武装】【舆论宣传工作】【宣传队伍建设】,3个条目的内容组织方式均呈现出“一是什么,二是什么,三是什么”的固定格式,属于典型的工作罗列。这种写法,在《连州年鉴·2016》《连山年鉴·2016》《阳山年鉴·2016》中也多有存在。对这种工作罗列式写法的修改办法是:删去罗列事项的顺序标志,并将其中心句(往往即开头语)加工提炼为条目的第二层次主题词,在文字排版时用不同于正文的字体标示。以上述【舆论宣传工作】为例,可将其罗列事项的三个开头语“一是突出主题宣传,唱响主旋律。……”“二是突出舆情管控,舆论引导有力。……”“三是突出精品外宣,提升佛冈形象。……”分别提炼为“主题宣传”“舆情管控”“精品外宣”三个第二层次主题词。

造成年鉴条目编写中大量出现工作总结式写法的原因,虽和年鉴条目多由各单位的工作总结改写而成有关,但主要是由于年鉴撰稿人不懂年鉴条目体例,而年鉴编辑又把关不严所导致。

 

四看信息丰不丰

信息量是年鉴条目的生命。年鉴条目的存史价值和社会价值关键取决于其在内容上是否承载有足够的有效信息量。一个内容空洞、信息匮乏的条目,无论其选题如何得当、标题如何精良,对于读者来说都毫无查询价值可言。 年鉴条目对内容信息量的基本要求是“实”、“多”、“全”。

所谓“实”,指的是条目的内容具体实在,要以事实和资料为依据来揭示条目主题,因而具有很强的实用性。

所谓“多”,指的是条目的内容丰富充沛,要以有限的篇幅,最大限度地收录、记载尽可能多的有用信息。

所谓“全”,指的是条目的内容全面系统,要对符合同一主题(即标题)的主要事实和资料进行全面记述和载录。

对照上述三条要求,对8县年鉴进行审读,发现部分年鉴在条目内容记述上存在以下三个方面的突出问题。

一是内容不实,空洞无物。这一问题突出表现在对概况类条目的编写上。如:《佛冈年鉴·2016》“统战工作”分目下设的【概况】,其内容记述为:“2015年,佛冈县委统战工作紧紧围绕市委和县委的决策部署与中心发展大局,调动积极因素,发挥统战工作在全面深化改革和经济发展中的重要作用,做到凝聚力量、团结人心,为佛冈各项事业发展作出贡献。”全文91个字,除了套话和官话,无任何有效信息含量。据统计,《佛冈年鉴·2016》全书共设128个概况类条目,其中有35个属于这种情况,“空条”率占比高达27%。《连南年鉴·2016》和《阳山年鉴·2016》也有类似这样的“空条”存在。

【概况】属于综合年鉴各个分目的必设条目,其必记的内容包括行业(或部门)的基础信息和年度主要业务的总体情况,要求在条目编写过程中遇到这类“空条”务必对其内容进行充实。

二是内容单薄,信息过少。如:《阳山年鉴·2016》“工商行政管理”分目下设的【企业动产抵押管理】,记述内容为“办理动产抵押登记备案23宗,抵押贷款1.30亿元。”全文仅2句话、21个字,可谓“惜墨如金”!又如:该年鉴“人民防空”分目下设的【通信警报建设】,其记述内容为:“定期对警报信号进行测试和不定期对警报器设备检查,确保警报系统正常运作。防空警报试鸣取得圆满成功。”此条目的内容简单程度,甚至完全可以用“粗暴”二字来形容。又如:《清城年鉴·2016》“供销合作”分目下设的【平价商店管理】,其记述内容为:“2015年,经考核保留平价商店12家,销售7863.43万元,让利群众886万元。”此条目内容包含的信息量与标题完全不相称。诸如此类的条目,在8部县级综合年鉴中均有相当程度的存在。这里必须说明一点:强调条目篇幅的短小精悍,要以条目内容能够提供说明主题的基本事实和资料为前提。离开这一前提条件,条目的信息价值便无从谈起。上述条目的处理办法无非三种:要么进一步充实内容,要么与相关条目合并,要么干脆销条。具体应该如何处理,要视实际情况而定。

三是内容不全,信息片面。这一问题突出表现在对综合记事类条目的编写上,往往只记述部门、单位的业务工作开展情况,而对整个行业和领域的情况则语焉不详。《英德年鉴·2016》“国有资产监督管理”分目下设的【国企改革】,其记述内容为:“2015年,市国资办推进市英德市英龙水泥厂、市金盾实业总公司和市广播电视台等企事业单位改革后续工作,解决人员遣散安置等遗留问题;开展市浈阳电力投资有限公司和市众康医疗投资有限公司、金源土地开发投资有限公司3家国有资本投资公司的投资融资项目等工作,协助完成市浈阳电力投资有限公司融资入股神华国华清远发电有限公司,做好金源土地开展投资有限公司融资工作程序。”这一条目只记述了国资办的相关业务工作开展情况,而对整个英德市的国有企业改革情况,如改革的范围、方式和成效以及人员安置办法等读者关注的信息则丝毫没有提及。类似这样的条目,在8部县级综合年鉴中具有一定的普遍性。出现这样的情况,一方面与编写者的视野有关,最重要的还是由于收集资料的广度和深度不足所导致。因此,要编写出高质量的年鉴条目,拓展收集资料的范围和渠道就显得十分必要。

 

五看要素全不全

要素齐全是年鉴条目编写质量的一项基本保证。条目作为单个、独立的检索主体,其要素不全,就无法反映一个完整的内容主题,无法为读者提供完整的信息资料。条目要素由条目类型决定,不同类型的条目有不同的要素。“ 记事条目 规定按新闻五要素记述,即事主、时间、地点、事情和结果,某些特别重要又有复杂背景的事件,还需要说明原因; 地方、部门和行业的概况条目 ,内容要素一般规定为:基本情况、年度主要业绩、发展变化特点、存在困难与问题; 机构团体条目 一般要求记述:设置沿革、现在状况、年度重要活动、主要成就等; 会议、节庆活动条目 一般要求记述:时间、地点、主(承)办单位、主题、内容、主持人、参加人数、社会影响等。”

8县年鉴条目编写情况来看,条目要素不全的问题突出反映在 概况 和 记事 两类条目的编写上。

一是概况条目缺失基础信息和年度基本情况等关键要素。前文已就部分年鉴概况类条目呈现大量“空条”的现象作了说明。除这种内涵极端匮乏的概况类条目外,还存在为数更多的概况类条目,虽然具有一定的实际内容,但其关键要素缺失,缺乏至关重要的基础信息以及年度基本情况,因而实际上发挥不了概况条目的功能。如:《连山年鉴·2016》“组织”分目下设的【概况】,其记述内容为县委组织部的职能、机构设置和人员队伍情况,而对全县基层党组织设置和党员人数等基础信息以及本年度组织工作总体情况却无一字表述。此外,象全县教师、医生、律师、公证员、文艺工作者、体育运动员、残疾人等重要基础信息在其相对应的概况分目下,也均查无影踪。这种状况非连山年鉴一家独有,除英德年鉴相对比较理想外,连南、佛冈、阳山、连州、清新、清城6家年鉴在概况类条目的编写上均严重存在关键要素缺失的问题。

二是记事条目缺失时间、事主等必备要素。受志书体例影响,一些人认为,在每个年鉴记事条目正文的开头都作时间标注是一种没有必要的重复,还有一些人甚至认为连事主也可以承接前面的条目予以省略。目前,8县年鉴还有一半没有完全摆脱这种影响。以《阳山年鉴·2016》为例,全书共收录1368个条目,其中大约有1200多个属于记事条目,这1200多个记事类条目中竟有一半以上时间、事主二缺一,甚至两者全缺。2016年版《佛冈年鉴》中这种现象也是比比皆是,《连山年鉴》《清城年鉴》中类似现象也不鲜见。而2016年版英德、清新、连南、连州四家年鉴在编辑过程中则已对这种情况作了认真的补充完善。时间和事主两个要素,在每一个记事条目中之所以必备,其原因在于,单个年鉴条目都是作为一本工具书的独立检索主体存在的。当读者通过该年鉴的主题索引检索到某一条目时,它是没有上下文作为参照系的,因而其内容要素必须是完整的、全息的,否则读者便不知所云。这在目前的年鉴界已形成共识。

 

六看数据清不清

数据运用是否清楚、准确是衡量一部综合年鉴质量优劣的一条基本标尺。地方综合年鉴作为一级地方政府组织编纂的年度资料性工具书,大到国民经济的重要成就,小到某项工程的进度情况,都离不开统计数据的运用。 数据不清是综合年鉴的大忌。一部地方综合年鉴如果在数据运用上出了问题,其在读者中的公信力将大打折扣,也势必影响到其作为“官书”的权威性。

8县综合年鉴条目编写情况来看,数据不清的问题也比较突出。主要表现在以下四个方面。

一是前后矛盾。《连南年鉴·2016》“概览”类目【农业】记:“2015年全县实现农林牧渔业总产值8.61亿元,同比增长7.1%。”而在其后的“农业”类目【农业概况】却记:“2015年全县农业总产值8.61亿元,比上年增长11%。”两处数据对比,让人疑窦丛生。其一,“农林牧渔业总产值”和“农业总产值”的内涵是否同一?从两者的数据完全一致来推断,姑且认定二者同一。其二,如果二者是同一内涵的概念,那为什么一个“同比增长7.1%”,另一个却“比上年增长11%”?

二是总分不合。《连南年鉴·2016》【土地资源】记:“2015年,全县总面积1240.91平方公里(124091.46公顷),其中,耕地占总面积的8.9%;园地占0.27%;林地占82.1%;草地占0.03%;城镇村及工矿地占2.54%;交通运输用地占0.52%;水域及水利设施用地占1.39%;其他土地占1.02%。”此条目中的8个分项所占百分比总和应等于100%,而实际上却只有97.77%,分项之和明显小于总数。同是该年鉴【督查协调管理】记:“2015年,为912场会议提供服务,其中,会议中心大型会议5次,市级以上电视电话会议113次,中小型会议活动799余次。”分项之和明显大于总数。

三是文表不一。《连南年鉴·2016》【行政区划】记:全县有“851个村(居)民小组”,而统计表中的这一数据却是745个。

四是文义不通。《连州年鉴·2016》【主要工业运行情况】记:“2015年连州市规模以上工业增速逐步回升,全市实现规模以上工业总产值49.4亿元,同比下降3.2%”。明明是产值下降,何谈增速回升? 《阳山年鉴·2016》【人口与人民生活】记:“人口自然增长率比上年提高下降0.13个千分点”,究竟是提高还是下降?

综合年鉴中暴露出的数据问题,从客观原因上讲,往往与数字来源于不同的渠道有关。如:前述《连南年鉴》关于农业产值的记述中出现的统计概念运用(口径)不一、前后矛盾,实际上因为前后两组数据分别来源于县发改局和县科技农业局两个部门所造成的。从主观原因上讲,则与数据提供者的责任心不强有关,总分不合、文表不一、文义不通的现象多是由这一原因所造成。为此,要求年鉴编辑对各部门提供的数据不能仅仅充当“二传手”和“搬运工”的角色,而务必进行认真仔细的审查和核对。

 

七看新意够不够

与一般资料性工具书在内容上长期保持相对稳定不同,年鉴的独特之处在于其内容年年更新。 记述特定年度出现和发生的新事物、新情况、新变化是年鉴的本职使命,也是其常葆生命力之所在。 因而,是否富有新意是评价年鉴条目编写质量高低的重要标尺之一。年鉴条目的新意主要体现在选题和选材两个方面。 所谓“选题新”,就是要立“新条”。 要求一部年鉴在设条标准上必须突出年度动态选题,以充分反映年度出现的新事物(包括新事件、新项目、新成果等)。年度动态性条目,最能体现年鉴内容的时代特点和地方特色,也最能体现年鉴常编常新的特点。 所谓“选材新”,就是要选用新材料。 要求一部年鉴所收录的条目,即使其名称保持不变(如稳定性条目),但其记述的内容和信息却必须一年一更新,以充分反映事物的新情况、新变化。

稳定性条目偏多、年度动态性条目偏少是传统年鉴在内容辑录方面存在的一大弊端。从8县年鉴条目编写情况来看,这一弊端虽然得到较大程度的克服,但仍未得到根本的改观。相比较而言,清新、英德2部年鉴设置有较为丰富的动态条目,其他6部年鉴年度动态条目数均严重不足。出现这一问题的原因有两个方面。在年鉴编辑而言,主要是在组稿办法和编辑思想上闭门造车,不懂得或懒于主动去把握各行业各部门的年度大事要闻;在撰稿人而言,主要是年鉴稿资料来源单纯依靠工作总结,不懂得或懒于把新闻资料变成鲜活的年度动态条目。 改变这一现状的主动权主要掌握在年鉴编辑手上。 如:2016年,《清新年鉴》编辑部参照《清远年鉴》的做法,主动改革组稿方法,在制定《编纂规划与实施意见》的同时,通过全面查阅各供稿单位网站所载录的年度大事要闻,从而制定出《〈清新年鉴•2016〉供稿单位任务明细》,将分配给编写单位的供稿任务由过去的分目一级细化到条目一级,并明确内容要求,对选题选材和条目记述要素进行双重管控,以保证年度动态条目数和有效信息量。实践证明,这一做法是行之有效的,值得各地学习借鉴。

 

八看语言通不通

通畅而准确地表情达意,将表达者的思维信息成功传递给接受者,实现有效的人际沟通是世界上一切语言文字的共同遵循和目标追求。年鉴条目在语言文字的运用上也是如此。为把条目承载的信息量通畅而准确地传递给受众,要求地方综合年鉴在记述事物时采用规范的现代汉语书面语体,既要在文字使用、标点符号、数字用法、计量单位等方面遵循国家法定的一般行文规范,同时又要遵循年鉴条目作为一种特殊文本语言的行文要求。

年鉴条目文本语言的特殊行文要求可以概括为“五求五忌”。

其一,求“直”忌“曲”。要求开门见山,直入主题,直述事实,不用导语,不绕弯子。如前所述,《连州年鉴·2016》“应急管理”分目下设【应急管理宣传】开头的一段套话,就是犯忌。

其二,求“规”忌“滥”。要求规范使用人称和事物称谓,力避名称滥用。条目行文统一采用第三人称记述,忌用第一人称“我”、“本”等字。年鉴中出现的人物均直书其名,不加“同志”“先生”“女士”等称谓。政区、机构、地名、会议、文件、职衔等专有名称,一般使用全称,使用简称要严格遵循相关规范。如:《连南年鉴·2016》在未加说明的情况下,在条目行文中使用了“县发改局”(县发展和改革局)、“县安监局”(县安全生产监督管理局)、县代建局(县代建项目管理局)、“县调处办”(县调处山林纠纷办公室)等简称,即属于不按规范使用的情况,其中“县调处办”属于典型的滥用。

其三,求“明”忌“䀲”。要求使用含义明白确定的词语,尽量运用具体资料和数据来说明事物,忌用“大概”“也许”“可能”“有所”等语意模糊的隐䀲语言。时间表述应明确具体时期,不用“当前”“最近”“目前”“去年”“今年”“明年”“近年来”等基准不清的词语。

其四,求“简”忌“繁”。要求用简洁的文字,向读者提供丰富的信息,力避繁杂、啰嗦、不含信息量的语言。省去“了”、“的”、“为”、“对”、“共”、“已”等不必要的助词和介词。如:《清城年鉴·2016》“纪委·监察”类目下所设的【监督检查】【宣传教育】两个条目中有“建立了预算支出执行进度通报制度”“编制了权责清单”“营造了全区崇廉尚洁的浓厚氛围”等语句,其中的“了”字纯属多余。

其五,求“实”忌“华”。要求用词把握分寸,如实记事,不以偏概全或言过其实,忌用华而不实的宣传说教语言和文学语言。如《阳山年鉴·2016》“阳山县人民政府”类目下所设的【“三严三实”教育实践活动】,其结尾处记:“通过‘三严三实’集中教育学习,全体党员干部一致认为践行‘三严三实’要求,十分重要和必要,是党的群众路线教育活动的深入发展,有助于进一步推动党员干部作风建设和推动各项工作开展。”此类语言就属于典型的宣传说教。

 

 

综合年鉴条目编写质量把关“八项注意”分别从题材选择、标题制作、体例把握、信息承载、要素控制、数据使用、新意创造、语言表达等八个方面对条目编写的基本要求进行了阐述,并通过实例分析,就常见性问题提出了处理办法。其中,观察“选题当不当”“信息丰不丰”“要素全不全”“新意够不够”四项属于内容上的把关,观察“标题精不精”“体例合不合”“数据清不清”“语言通不通”则属于形式和技术上的把关。就“八项注意”在年鉴条目编写质量把关中的地位和作用而言,选题得当是前提条件,标题精准和合乎体例是条目编写的两项基本要求,信息丰富和新意充盈构成年鉴条目质量的核心竞争力,要素齐全、数据准确、语言规范是年鉴条目质量的重要保证。需要加以说明的是,这“八项注意”并不是严谨的学术语言,只是为了记忆上的方便,而采用的一种通俗化表达。而且,本文所论尚不足以涵盖年鉴条目编写要求的方方面面,如在具体编写过程中,还要特别注意把好政治关、保密关等。

 

(作者单位:清远市史志办公室)