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摘  我国目前绝大多数年鉴都没有索引,在已有索引的年鉴中,编制上也未有统一的规定和标准。对年鉴索引重要性认识不足、编纂者的水平以及出版时间和经费等各种客观因素的制约,是年鉴索引现状的主要成因。要确保年鉴索引的规范性、标准性,充分发挥年鉴作用,我们必须转变观念,提高对年鉴索引重要性的认识,培训年鉴编纂人员,加强年鉴索引编制规范化建设,并提供索引编纂的时间和费用等条件。
关键词 年鉴 索引 规范
 
年鉴是以全面、系统、准确地记述某年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书,汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料。它博采众长,集辞典、手册、年表、图录、书目、索引、文摘、表谱、统计资料、指南、便览于一身,属信息密集型工具书,具有资料权威、翔实、反映及时、连续出版等特点。索引则是记录和指示文献事项或单元知识,按一定系统组织起来的检索工具。具体地说就是将图书、报刊等文献中的各种事物的名称,如书名或篇名、人名、地名等,分别摘录出来,注明其出处页码,按字顺或分类排列而成的一种检索工具。年鉴由于其信息密集,为利用方便,理应有索引相配合,这样才能充分发挥年鉴的作用。
年鉴索引的现状
本世纪80年代初起,国内出现了年鉴出版热。1980年出版年鉴6种,1991年达450种,1996年9月已增至1000多种,其中地方年鉴就有近千种,目前各种类型的年鉴更是不胜枚举。这么多年鉴中,编有索引的以1996年国家级年鉴评比为例,仅有30%的年鉴编有索引。这还是从一批自认为质量较高的年鉴中得出的数据。至于其他众多的年鉴,编有索引的比例还达不到这个水平。据图书馆界的一些研究人员统计,仅有约15%的年鉴有索引。也就是说,大多数年鉴都没有索引。为了解目前的具体情况,笔者特意去本校图书馆对馆藏2000年后出版的各类年鉴作了抽样调查。调查结果表明,我国年鉴索引现状如下:
1)年鉴中有索引的比例:绝大多数年鉴并未编制索引。31个省、直辖市的统计年鉴都无索引;抽样中的50种综合性、专业性年鉴中,有16种年鉴编制了索引,占总量的32%。
2)索引种类:主要有:主题(分析)索引,大多数年鉴都是用此索引;人物索引,如《上海文化年鉴》;地区名称索引,如《北京年鉴》的区情县情索引;辞目分类索引和辞目笔画索引,如《中国图书年鉴》;笔画索引,如《中国人物年鉴》。
3)索引结构:一般在年鉴的目录中专有“索引”二字列举。索引前部都有索引说明,包括排序、索引组成,索引标目与栏目主题相同时用黑体明示标出,索引根据栏目设二级标目等。索引主体结构一般包括条目(索引词)+页码+(栏号),栏号最多的年鉴有六栏a,b,c,d,e,f,如《中国人口和计划生育年鉴2004》。 索引在书中的位置,有的在书末,有的紧接在书的目录后。
4)索引排序:一般在索引说明部分给出,常用的是用拼音和笔画法,也有用四角号码法的,2000年后出版的种类未见。
5)索引特色:大部分采用主题索引,也有例外,如《中国人物》采用笔画索引 。一般只采用一种索引,但也有同时使用两种或两种以上的索引的,如《中国图书年鉴》辞目分类索引和辞目笔画索引;《上海文化年鉴》有主题索引和人物索引。有的年鉴除了编制一种中文索引外,还配制一套英文索引,如《国际统计年鉴》。各年鉴索引的标引深度不等(1%~16.6%),其中《中国图书年鉴》居最高。当然各年鉴索引编制的起始年代各不相同,《中国法律年鉴》自1994年已编有索引。
 以上说明,我国目前绝大多数年鉴都没有索引。在已有索引的年鉴中,也可看出,我国年鉴索引编制还未有统一的规定和标准。年鉴索引急待统一、规范、标准。
2  形成我国年鉴索引现状原因之分析
第一、对年鉴索引重要性认识不足。一些年鉴工作者没有正确认识和看待索引的作用及编纂索引的必要性,进而认为索引可有可无。这主要是因为:其一,各种年鉴大多数是政府部门出资组织编写的,为政府出版物,亦即所谓“官书”。从学术的角度来讲,这些编纂者对索引重要性的认识,还停留在一定层次,所以,要求政府出版物具备完善的检索系统,似乎有一定难度。其二索引源自西方,是西方学术文化的产物,在中国传播的历史太短。而且中国历代文人学者著书立说,多希望别人整本阅读甚或背诵他们的书,以至于有的古籍连目录都没有,更别说让别人从多种途径检索书中的内容。工具书也不例外。这一点或许是我国年鉴及其他出版物多数没有索引的文化根源吧。
第二、编纂者的素质因素。除对索引重要性认识不足外,年鉴编辑人员的知识结构也不尽合理。年鉴编辑者所学专业多为中文、历史、经济、法律及其他各种人文学科,唯独少有信息管理、信息研究专业人员。前些年因国家教委明令各高校开设文献检索课,近年毕业的大学生才初涉此门。但这些人中少有加入年鉴编辑部的,精于此道者也未必供职于政府机关。具体工作人员对工具书的作用、检索系统理论与方法不甚了解,多数年鉴不编索引也就不足为奇了。在认识了此问题后,也有委托专家进行编纂的,但委托索引专家或者专门机构来代编索引,会面临两个问题。第一是寻找合适的索引编纂专家,既要保证索引质量,又要收费合理。目前能找到稳定而愉快的合作者确实比较难。第二是索引编纂中的具体合作,须按照索引编纂的特殊要求,预留出足够的编纂时间,并提供完整的年鉴定稿,稿件出现问题时还要迅速解决。这些繁琐问题,必须经过年鉴工作者和索引专家的不懈努力,共同合作才能得到解决,否则,年鉴索引的编纂也不会顺利。
第三,各种客观因素的制约。一是出版时间上的冲突。年鉴讲究时效性,力争早出版的确是件好事,但编纂索引一般要等到稿件终校完成后才能进行,时间上的冲突使得年鉴决策者往往是赶出版而放弃索引。二是经费上的考虑。自己编纂索引要计算工作量。请专家代编要付给编纂费用。同时,增加索引,势必要增加一二十个页码,费用自然有所增加,这又是年鉴编辑者不愿意做的。三是编纂技术方面的困难。编纂索引是一项技术含金量高的工作,作为专业索引编纂人才,在工作中目前还有许多技术问题没有克服。一般的编辑工作人员更难做好此项工作了。四是年鉴出版单位对于年鉴编制索引并无统一标准,常常把目录与索引等同起来。有些仅仅是把书前的分类目录条目按音序或形序重排,置于书后而冠之以索引。这种方法仅提供目录所列条目的另一种查检法,并不涉及年鉴内容的检索,实用意义不大。由此反而造成许多人对索引的轻视。
做好年鉴索引编制工作,充分发挥年鉴作用
3.1   转变观念,提高对年鉴索引重要性的认识
我们首先必须明确的是:年鉴是工具书,是词典、手册、百科全书、名录、指南一类的著作。顾名思义,工具书是专供查检资料、数据用的,不是供人整本阅读、系统学习某一门知识的,而查准、查全、查快,自然成了衡量年鉴质量的首要因素。 因此,我们需从根本上转变观念,消除习惯势力的影响,认清年鉴属于工具书这一本质属性,把方便编者的观念转为方便用户,为方便用户增加一条检索途径。同时树立没有索引的年鉴不是好书的观念,以促进年鉴索引工作的健全发展。
3.2   加强年鉴编纂人员队伍结构建设,做到教育培训与引进人才相结合
对年鉴编辑出版人员进行索引理论与技术教育。可以采取按地区或系统两种方式培训从业人员,重点是机编索引的推广普及工作。实践证明,参加年鉴的短期研讨班,可以学到索引的基本知识,但要真正掌握索引编纂技术,还应当接受专门培训,进修相关大学课程,或者参加索引编纂学习班。一种效果极佳的选择是,请索引专家到年鉴编辑部授课,个别辅导。还有一种见效快的选择是,从大学信息管理系、大学图书馆、公共图书馆、情报所等单位聘请精于索引理论与技术的专业人员,作为专职或兼职年鉴编审或特约编辑,充实编辑技术力量。
3.3   加强年鉴索引编制规范化建设
 1)编制年鉴索引以主题索引编制法为最好。年鉴现行索引大部分采用主题索引法。所谓主题索引(或内容分析索引),是按照书籍的内容加以分类,通过它直接查找到书籍的有关内容及论点。其作用是:(1)便于读者分析判断,尤其是对复杂的主题(复合主题),可组织多个索引款目,使读者从多个主题角度都可查到;(2)能揭示文献内容中的隐性主题,提供比目录所揭示的显性主题更深、更细、更多的有效信息;(3)把分散的主题集中揭示,节省读者的时间;(4)索引的标引词要符合读者的语言习惯,方便检索,这种既能揭示目录中隐蔽的和分散的资料,又具有概括性的形式是比较理想的索引。主题索引是由标引词(主题词、标题)、修饰语(副标题、注释)、页码、参照项组成的,它能准确地把检索者引导到款目标引的主题内容上即相应的页码上。这种专指性是主题索引区别于其他索引的显著特点。
2)编写主题词是编制主题索引的关键
    主题词是索引的基本要素,也是索引质量高低的关键。主题词包含的范围为特载、概况、重要资料、专题条目资料、图表照、广告乃至附录。一般是一事一条,一人一条,但大事记不单列主题词。主题词一般是词组、单句、复杂单句,复句不宜。其基本要求是准、纯、档次有别等。
    所谓“准”,指主题措词准和索引条目选择准两重含义。如主题词(上海师范大学)“奉贤校区图文信息中心开馆暨纪念大会”,这实际是一系列内容丰富多彩的活动,如报纸、电视、宣传、展览、文艺晚会、咨询服务和领导人讲话等。为避免措词过简,辞不达意,该主题词应改为“奉贤校区图文信息中心开馆系列活动”。又如2003年上海师范大学图书馆全体员工经过辛勤的工作,抓精神文明建设,抓党政组织建设,抓学术科研建设,如果索引款目中“荣获校党政领导好班子的荣誉称号”中缺少“图书馆”三个字,信息的主体就不能凸现出来。
    所谓“纯”,是指一条信息资料立一条索引。忌包抄式的多条信息的主题词。如,上海师大“图书馆荣获上海市三八红旗集体和五一劳动奖”,实际上这里包含了两个信息:一是荣获上海市三八红旗集体,二是荣获上海市五一劳动奖,两个信息不能合而为一,应该分别设立款目。
档次有别,这是指主题词主体单位或同级单位,也可是下级单位,档次应该清晰有别。要求使读者既不会发生误解又符合史实,其中年鉴同级单位目录专题条目主题词主体单位名称可以省略,如属下级资料入索引条目,其主题词主语前应该冠上单位名称或用括号缀后。如《烟台年鉴》中记述栖霞市的“经济协作势头好”、“果树开发再掀高潮”、“义务教育成效显著”,在其主题词前或末尾均应注明“栖霞县”,以免地、市两级混淆不清。
3)规范有序地进行索引编排
大量的主题标引词提炼好后,就要着手编排,采用标引词第一字的音序排列方法,第一个字同音的按声调排列,同音同声的按第二字排列,依此类推,把标引词第一个字的字母标出来,把所有第一字母相同的标引词归类编排,分别写在22个字母为头的卡片上。因为大多数年鉴正文是分两栏排的,因此用a、b分别表示左、右栏。栏目、分目用黑体字标出来。在编制过程中,有同一主语的内容分散在不同页码,按照多条同一内容的条目只作一个索引的原则,就要做成参见系统。如“查结本市建国以来第一知识产权大案—— 长风商标案”、“市召开长风商标案件剖析座谈会”这两个条目,做成“长风商标案(查结)56b 78a”,前一个内容在56页的右栏,后一个就是“参见”,内容在78页的左栏。还有另一种情况, 同主题有关的各项内容也在此主题下,各项内容也有小主题,把小主题列出标引词和页码,多见于综述、概况,我们把它称为“附见系统”,附见系统则不按音序排列。
4)借助计算机等现代化工具,提高年鉴索引编制效率和准确率。
我们可以将电子文本中所有需要做索引的栏目、分目、条题、表格均单列出来,打印出两份,一份用作目录,一份编制索引,这样就免去了手写、打印、校对、修改等过程。也可以利用印刷厂的电脑排版系统(如方正、华光、维思、飞腾、Ps等),安装上辅助编纂索引的软件,如“索引之星”等,进行抽词标引,实现自动索引标目。因此,只要掌握了主题标引技术,利用索引软件,或请专家设计应用软件,就能够顺利地编纂出合格的年鉴索引,而且可以最大程度地减少由于人的因素引起的漏误。同时,可以大幅度提高我国年鉴包括其他出版物的索引编制率。
3.4 保障索引编纂时间和费用
如前所述,索引编纂时间和费用支出,是制约年鉴索引的两大顽症。如果年鉴工作者认识到索引的重要性,并预留出索引编纂的时间,保证一定的费用支出,索引编制问题就可以解决了。即在年鉴印刷之前,预留出一周左右的时间来编纂索引,或者在稿件核红阶段,统筹安排,一边编纂索引,一边终校稿件。至于索引费用方面,只要首次得到主管部门的支持,每年作编辑费用照章办事,形成惯例即可,进而索引编纂也会纳入正常的年鉴编辑工作之列。
3.5   提供更多的年鉴索引的利用途径和方式
互联网已经是被广泛采用的检索途径和方式,为了便于读者利用年鉴,发挥年鉴的作用,可以将出版物的电子版制成网页,挂在合适的网站上,便于读者查检、借阅相应年鉴,提高年鉴的利用率。如果不便于将年鉴全文全部发布在网站上,只发布年鉴索引部分和目录部分,也不失为一种促进年鉴索引编制工作发展的有效途径和方式。因为一份质量较高的年鉴索引,再加上目录织就的一张纵横交错的网,基本上能够揭示出该年鉴的主题内容了。
参考文献
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刘淑波 女,1974生,上海师范大学图书馆馆员。