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《广州年鉴》于1982年创办,1983年出版第一卷,至今已经编纂出版30多卷。从1999年开始,《广州年鉴》参加五年一次的全国年鉴编纂质量综合评比,1999年卷、2004年卷和2009年卷连续3届参加全国年鉴编纂出版质量综合评比,均获得综合奖特等奖和框架设计、条目编写和装帧设计三个单项奖的特等奖。

一、框架设计力求突出时代特征、年度特点和地方特色

地方综合年鉴是一个地域自然、政治、经济、社会、文化等方面的年度资料性文献。框架设计是年鉴组织编纂工作的基础,框架设计的好坏,将直接决定年鉴是否具有地方特色、年度特点和时代特征。要设计好年鉴框架,主要做到以下几点。

1.以与时俱进的创新精神,设计具有地方特色的篇目、年度条目,力求突出年鉴的时代特征、年度特点和地方特色。年鉴编纂者在设计框架时不能完全拘泥于《国民经济行业分类标准》,应该把自己本地、本行业有特色的行业单独设立篇目或分目,以突出自己的地方特色和行业特点。为此,《广州年鉴》将具有地域特色的旅游业、民营经济、国家级开放区从相关的篇目中独立出来,设立独立的旅游业、民营经济、国家级开发区篇目,在篇目设置上突出地方特色。其次,《广州年鉴》除了每年更新年鉴稳定性条目内容和设立动态性的年度条目外,每年均在“总述”篇目设立具有年度特色的分目,以突出年鉴的年度特点。如2013年卷,《广州年鉴》就设立了“全面推进新型城市化发展”“广州南沙新区划定为国家级新区”“首届广州国际城市创新奖”三个年度性分目,这3个分目对广州来说都是具有年度标志性的重大事件。为了突出时代特色,《广州年鉴》除设立具有浓郁时代特色的“信息业”“民营经济”“国家级开发区”等篇目,在“总述”篇目设立反映十八大提出的五位一体的精神的经济和社会发展概述、政治文明建设、精神文明建设、社会建设和生态文明建设的分目,全面反映广州在经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和生态建设方面的新成就。

2.确保年鉴收录资料门类齐全。一二三次文献配置合理,实现综合情况、动态信息和参考资料的有机结合。

《广州年鉴》收录的一次文献主要是在文献法规篇目中的领导讲话和发改委、财政部门每年向人大汇报的年度报告。这部分内容在《广州年鉴》中所占比重不大,约占全书内容的5%。三次文献是指对有关的一次文献、二次文献进行广泛深入的分析研究之后综合概括而成的产物,人们常把这类文献称为“情报研究”的成果,包括综述、专题述评、学科年度总结、进展报告、数据手册、进展性出版物以及文献指南等。在地方综合年鉴中,三次文献的主要表现形式是条目。条目是年度客观事实及相关情况、资料的集合体,是条目化年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的信息主题。条目在条目化年鉴中占据非常重要的地位。一般来说,地方综合年鉴大多是采用条目体的表现形式,条目在地方综合年鉴中的篇幅一般都在70%以上。条目的主要作用就是记述年度内发生的客观事实及相关情况,是年鉴内容最主要的表现形式。《广州年鉴》中条目的数量约占全书总量的70%。可以说,《广州年鉴》中资料门类齐全,一二三次文献配置合理,综合情况、动态信息和参考资料实现了有机结合。

3.内容编排层次清楚,目录排列规范有序这主要体现在目录和内文的版式上。对此,《广州年鉴》制定有版式规范化要求。《广州年鉴》目录采用两栏排版,篇目题用11.5P黑体加专色,在两栏中占一栏位,也就是说,在栏中通栏居中排,含英文占6行;分目题用9P黑色加专色,前后加圆点,栏内顶左横排,含英文占3行;次分目题用9P楷体加专色,栏内缩2字位排,含英文占2行;条目题用9P书宋,每个条目题栏内另起行顶左横排,需转行的缩1字位续排。这样,在目录中,年鉴框架的篇目、分目、次分目、条目层次清晰,目次排列有序。

在正文中,《广州年鉴》每个篇目均是单页另页起排,篇目与篇目之间区别明显,分目题17P黑体,栏内居中排列,除通栏题外,所有二、三栏版式的分目标题均加色块,分目一行题占5行,两行题占7行,三行题占9行;次分目题用13P楷体栏内居中横排,一行题占4行,两行题占5行;条目标题用9P黑体,前后加黑体方括号,栏内居中顶左横排,与上文空1行,右空1字续排正文。这样,篇目、分目、次分目、条目均层次清楚,目次排列有序。

4.资料分类科学、合理、严谨,类(篇)目、分目标引准确、简洁、规范

在资料分类方面,《广州年鉴》在突出地方特色的基础上,严格按照《国民经济行业分类标准》对百科部分的内容进行分类,确保资料分类科学、合理、严谨,篇目、分目标引均采用行业的规范用词,尽量不用单位、机构名称标引条目、次分目、分目和篇目名称,确保年鉴资料分类科学、合理、严谨,篇目、分目标引准确、简洁、规范。

二、条目编写力求新颖、规范,语言通俗、简明

条目是年鉴的主要表现形式和基本寻检单元,也是年鉴的主体内容。所以,条目编写年鉴评奖中占据重要地位,大约占总分的40%。《广州年鉴》对条目编写的要求大概有以下几个方面。

1.制定严格的设条标准和选材原则,条目题材新颖,主题鲜明,年度性、资料性强

入选年鉴的条目,《广州年鉴》均有严格的设条标准和选材原则。简单来说就是要选择意义重大、影响深远,具有新意的大事、要事、新事、特事立条,做到“大事不漏,小事不凑”“重要的必录,次要的不收”,以及“取新舍旧,特事特办”。具体的设条标准有以下几条:(1)年内各部门、各行业和各区县的基本情况;(2)年内取得实效或阶段性成果的重点工作和重大变革;(3)年内重要的经济、文化、社会发展成就;(4)年内经济社会发展中出现的新生事物和突出问题;(5)年内发生的重大社会事件或自然现象;(6)年内出现的有较高知名度的事物和社会热门话题;(7)年内全国性荣誉称号获得者以及社会知名人物(如两院院士、领导人物等);(8)年内有存查价值的其他重要信息资料。入选年鉴的材料一般应为上年度内发生的人和事,时间为1月1日至12月31日。具体选材原则为全面(条目的内容对相应领域要有较高的概全率,不轻易漏掉任何重要方面的资料)、新颖(条目内容具有鲜明的年度特点和浓郁的时代气息)、真实(收入条目的材料必须真实可靠,杜绝任何不实的材料进入条目内容)、富有地方特色(条目内容力求反映广州地区的地方特点和创新举措)、连续可比(上一卷与下一卷同一选题的基本资料要相互衔接和大致对应,特别是基础数据要保持不缺项,同时又要反映事物的年度发展变化情况)。

2.全书条目有统一的内容要求规范,确保条目内容基本完整

《广州年鉴》收录的条目分为两大类(综合性条目和单一性条目),并规定了各类年鉴条目的内容要素。第一类是综合性条目,综合性条目主要反映某一部门、某一行业、某一领域的全貌,具有整体感和全面性。《广州年鉴》中综合性条目有三种:一是综述部分的概况条目:承担综合概述篇目总体情况的任务,内容要素一般包括:行业或部门的主要数据指标及与上年的对比情况,关系全局的重要情况;年内出台的重大举措及其成效;行业或部门的发展特点及趋势;促进发展的主要因素等。如“农业”篇目综述部分的概况、“城市建设”篇目中综述部分的概况。二是分目部分的概况条目:概括反映部门、行业的基本面貌,内容包括:基本情况(包括主要数据指标及与上年的对比情况);年度内取得的主要成就;发展变化的主要特点,以及存在的主要问题等。如各个篇目中分目的概况,如财政分目的概况、安全生产监督管理分目的概况,等等。三是综合记事条目:对同一性质相关事物、事件的综合反映,内容包括:事主、时间、地点和范围;某一方面的主要数据指标及与上年的比较情况,年度主要特点;存在的主要问题等。如金融市场、价格监管、石油商业,等等。第二类是单一性条目:单一性条目反映的是“点”,具有充实感和代表性。单一性条目主要有:单一记事条目:以某一具体事物、事件、社会或自然现象为对象,内容包括:事主、时间、地点、经过、原因和结果。如“新开通50条公交线路”“广州首个港澳巴士直通车站启用”等。会议、节庆活动条目:以重要会议和重大节庆活动为对象,内容包括:时间、地点、主办单位、承办单位、主题、主要内容、参与人数、社会影响等。如“2012年广州国际旅游展览会”“首届岭南论坛”“2012中国广州国际演艺交易会”等。人物条目:以先进模范人物、社会知名人物和领导人物为对象,内容包括:姓名、所在单位、职务或职称、性别、民族(只注明少数民族)、出生年月或生卒年月、籍贯、主要学历和经历、主要业绩和事迹等。如“人物”篇目中的人物条目。机构(团体)条目:以有重要影响的机关、社会团体、企事业单位为对象,内容包括:机构名称、简要沿革、组织形式、基本职能、突出成就等。如“广州市互联网信息办公室设立”“广州国际航运经济研究中心成立”等。项目(成果)条目:以重大项目或重大科技成果为对象,内容包括:项目名称或成果名称、完成单位(个人)、完成时间、性能特点、获奖等级、经济和社会效益等。如“黄埔区雨污分流改造工程”等。

3.条目释文有记述程序要求统一,确保条目有效信息量

《广州年鉴》对各类条目的内容要素均有规范的要求,并要求严格按照年鉴各类条目内容要素的顺序进行记述。对条目要素不全的稿件均退回作者重新修改补充材料。

4.条目释文语言规范,文字表述通俗、简明、晓畅

在条目释文中,《广州年鉴》要求使用规范的语言,不用地方方言、生僻的词汇和未定型的网络语言,专业术语尽量少用或不用,确实需要使用时,一般都括注读者可以理解的解释,保证条目释文的语言规范,文字表述的通俗、简明、晓畅。

5.条目释文的名词、名称和时间等表述均规范、统一,全书量词使用一致

针对条目释文中出现的名词、名称和时间等,《广州年鉴》制定了行文规范要求,对年鉴条目中的时间、标点符号使用、数字用法、名称表述、条目标题、计量单位、层次序号等均作了规范化的要求,同时,对年鉴条目中的量词制定了统一的规范,对作者稿件中不规范的用法,在初审时就进行修改,复审和终审时发现初审遗漏的再进行改正,确保全书名词、名称和时间等表述统一、规范,量词使用全书一致。

6.条目标题涵盖内容,主题词突出,精炼简约,特色鲜明,便于检索

对于年鉴条目标题,《广州年鉴》要求条目标题要涵盖条目内容,保持文题相符。具体来说就是条目标题要含义明确、文字简洁;一般使用陈述句式,主题词或关键词置前,不使用渲染、描写和溢美性的词语,而且要求条目标题尽量不使用标点符号,标题字数不能太多,一般控制在15字以内,最多不超过20字,以方便读者检索。

三、装帧设计力求美观大方,庄重典雅

装帧设计分为两个方面,一是版式设计,二是封面、彩页设计。

1.按照工具书要求设计年鉴版式,确保版面信息含量

在版式设计方面,《广州年鉴》制定的“版式规范要求”对开本、版心、栏数、行数、字数等均有统一的规定。主要表现为以下几个方面:一是版面信息容量较大,留白较少。二是各级标题设计合理,区别明显,美观大方。《广州年鉴》的各级标题设计比较合理,篇目名称单页起排;分目标题栏内居中,加色块横排;次分目标题栏内居中,专色楷体横排;条目标题顶左加方括号,黑体专色横排,条目与条目之间空一行。这样,篇目、分目、次分目、条目四级区分明显,美观得体。三是运用文字、表格、随文插图等资料形式,合理搭配,确保良好的视觉效果。《广州年鉴》条目文字采用9P书宋,并变扁10%,这样在相同大小的版心内,字体变扁后行距加宽了,保证了版面的清晰、美观。同时,《广州年鉴》力求在每个篇目中增加随文表格和插图的数量,随文表格、随文图片尽量紧跟条目释文,成为条目释文的有力补充和条目释文的重要组成部分。在表格设计上,《广州年鉴》采用在表格底部加色块,表格横竖线反白的方式增加表格的清晰度,使行与行、列与列之间区别明显。在随文表格在页面中的位置,在保持与条目释文紧密结合的基础上,尽量放在页面的上方或下方,以不影响读者对条目释文的阅读为原则。在随文图片摆放上,《广州年鉴》在保证随文图片紧跟条目释文的基础上,尽量将随文图片放在页面的四角,一般要求单页放左边,双页放右边,这样,在翻开书查阅时,保证图片形成对称的美感,以产生较好的视觉效果。

2.封面、彩页设计

(1)封面构图新颖、特色鲜明、庄重大方

在封面设计上,《广州年鉴》力求采用当年发生的大事要事的图片设计封面,力求突出年鉴的年度特色和时代特点,同时尽量减少使用过多的色块,确保年鉴封面清新、典雅。

(2)彩版设计主题突出、构图新颖、图像清晰、资料性强,文字说明规范、精炼

《广州年鉴》的彩版设计均有突出的主题,书前的图片专辑均为当年发生的大事要事的图片资料,主题为“广州大事”,主题鲜明;内文彩色插页也有各自的主题,一般为具有地方文化特色的专题或区县年度经济社会发展的新成就,地方特色、年度特点、时代气息浓郁,具有较强的资料价值。图片均采用数码原图,不使用网络图片,用图片来源的可靠来确保图片内容的真实。图片文字说明采用规范的语言,精炼准确,删除一切多余的水分。

(3)印刷质量较好,装订牢固结实,易于保存和翻阅。《广州年鉴》采用园脊穿线装订,书翻开后可以完全展开,不会自动合拢,方便读者查阅。

四、检索手段多样,方便读者查检

《广州年鉴》的检索手段主要有目录和索引两种。具体要求有二。

1.目录编排力求层次清晰,准确无误,方便检索

目录编排上,《广州年鉴》有规范的版式要求,层次清晰;每个条目后面均标示有具体的页码,易于检索。“目录”两字用23P黑体,另页起排,首行左缩2字横排;“目录”两字之间空1字;下空3行设通栏横线;横线之下空3行分双栏接排。一级题(篇目题)用11.5P黑体,栏内居中横排,占3行。二级题(分目题)用9P黑体,前后加圆点,栏内顶左横排,占2行。三级题(次分目)用9P楷体,缩2字另行起排。四级题(条目题):用9P书宋,每个条目题栏内另起行顶左横排;需转行的缩1字续排(下同)。表格题用9P书宋。其中,内文附表题目集中排在各自分目目录末尾,缩1字起排,各表题首字上下对齐;“统计资料”篇目表格标题,栏内顶左横排。

《广州年鉴》在目录前还设有总目,标示各个篇目在目录中的位置和全书中的位置,通过总目就可以查找到每个篇目在目录和书中的位置,方便读者使用。

2.索引制作严格规范,确保主题词的深度

索引方面,《广州年鉴》按照主题索引的规范要求制作,除对条目标题进行主题词提炼外,还对条目释文进行主题词提炼,确保索引深度。在制作规范的汉语拼音主题索引外,《广州年鉴》为了方便汉语拼音不够熟练的读者使用年鉴索引,还制作了主题词首字的笔画检字表。

五、严格编纂校对流程,确保年鉴校对质量

在校对方面,《广州年鉴》历来极为重视,以确保编纂出版的年鉴无差错为终极目标。编辑对稿件进行初审加工后,要进行复审和终审。在审稿过程中,除按照年鉴体例的规范要求对全书稿件进行编辑加工外,还特别注意作者稿件中的语法、语病和错别字的查找和修改。终审后,编辑对于经过三审排版出来的样稿进行第一次校对;排版公司对第一次校对稿进行修改后,编辑进行第二次校对,然后退回作者进行校对和核对相关数据,以确保无数据差错和事实性错误;作者将校稿退回后,编辑根据版面及各个篇目的页码要求插入随文图片,然后再进行校对;经过编辑三次校对后,各个编辑将自己负责篇目的条目标题抄录出来汇总成目录,然后进行总纂,编制全书目录页码;之后,编辑部进行集中交叉校对,检查各个编辑的校对质量及处理全书条目重复交叉问题,并对目录进行第一次读校,检查目录中条目标题及页码和正文是否一致;待统计部门的统计数据出来之后,再各自核对所编辑篇目的相关数据与统计部门的数据是否一致,如不一致,需向作者询问统计口径是否一致,如果一致的话,就以统计部门的数据为准对稿件数据进行修改核实,如不一致,就需另外加上说明;核对完统计数据之后,编辑部进行第二次集中交叉校对,检查第一次集中交叉校对所遗漏的问题和漏改的差错,并对目录进行第二次读校。

编辑部两次集中交叉校对后,将全书文件出一份样稿后再检查一遍之后将全书文件刻盘送印刷厂出蓝样,蓝样出来后编辑部再进行集中校对,做印刷前的最后一次检查,之后签字付印。

在正常情况下,每篇稿件均需7次以上的校对。所以,经过作者、编辑、审稿、校对的层层把关,《广州年鉴》三次参加全国年鉴编纂出版质量评比均获得综合奖特等奖,校对质量的优异也是功不可没的。