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在信息化时代,信息技术的发展日新月异,把地方志资源数字化、网络化、建成多种多样的地情数据库和地情网站,是开发利用地方志资源最有效的手段。地方志信息化建设在强化“存史、资政、育人”的同时,更能极大地提高了地方志公共文化服务水平。正如中指组办副主任刘玉宏在今年9月于山东召开的全国地方志系统信息化建设经验交流会上指出的:“地方志系统深入开展信息化建设,是时代的召唤,也是地方志事业发展的必然要求。”

深圳市史志办公室一直以来非常重视史志成果的信息化建设工作,于2006年底建起并开通运行深圳市情信息网(http://www.szb.sz.gov.cn),同时多次安排工作人员参加广东省人民政府地方志办公室主办的史志系统网站培训班和市委办举行的信息化运用培训学习,以使深圳市情信息网、深圳史志成果能够更好的服务社会大众。特别是广东省地方志办公室发出《关于传达学习全国地方志系统信息化建设经验交流会精神的通知》后,深圳市认真学习贯彻并对照省里要求开展信息化工作检查,针对存在的问题,制定整改措施,使我办的信息化建设工作又上一个新台阶。

一、信息化建设的基本情况

目前,深圳市史志办公室的信息化建设主要是地情网升级改版工作,新版地情网现已进入上线试运行阶段;接下来主要工作是立足市情信息网的改进完善,展望数字方志馆的领先规划;加强信息化建设工作,实现方志资源高效共享,以使方志资源能得到最大限度的保存和利用开发。

1.地情网建设方面。 

深圳市情信息网是深圳史志工作走向社会的一个重要通道和地方文献信息化的一个重要平台。为更好地服务社会大众,拓宽服务范围,我们在深圳政府在线(http://www.sz.gov.cn)提供了深圳市情信息网的无缝链接,通过深圳政府在线首页就能链接打开深圳市情信息网。由于深圳地区本身的特殊原因(党史、地方志、年鉴三大业务合一),并在建网之初就已按“网库合一”的方案实施,故深圳市情信息网与我省其他兄弟城市所建地情网有所不同;它不单单是一个动态发布的网站,它既是一个网站信息发布及交流平台,还是一个志书(或年鉴)数据库和地情资料库,能实现在线志书的查阅浏览和提供所需的阅读工具下载安装等功能。深圳市情信息网是基于深圳市信息网络中心的内容管理平台CA6.0版建网,设有职能机构、史志动态、党史、市志、区志、专业志、旧志、年鉴、深圳市大事记、深圳史志、典藏资料、网络地图等栏目,并于主页显示深圳通(深圳概况)、史志动态、深圳地方志编纂、区志、年鉴、深圳党史研究、史志图片、网上公告、友情链接等分栏目。网站信息更新方面主要有专人编辑、领导审批、上传审批、再确认发布等流程;网站安全性方面,深圳市情信息网是基于市信息网络中心的内容管理平台,由专门服务器运行,建有专门防火墙,可有效防止外部篡改或被黑网的情况。自2006年12月开通运行以来,一直及时更新史志动态和上传我办最新编修完成的志书和期刊,以反映我市的史志工作开展情况和展示史志鉴成果;由于机构变化,原深圳市年鉴编辑部划归为深圳市史志办公室的一个业务处,我办主要的业务变为党史、方志、年鉴三大块,而我办运营的深圳市情信息网建立在此之前,故之前并没开设有关年鉴的链接栏目。因此,2011年5月在深圳市委办公厅领导的关心和支持下,深圳市史志办公室开始深圳市情信息网全面改版更新工作。新版深圳市情信息网已于2011年10月21日上线试运行(有关栏目和数据还在调试当中)。

2.办公网络化方面。

深圳市史志办公室请深圳市信息网络中心购置专门主机作为服务器来负责深圳市情信息网的日常运行。每个工作人员都配置台式电脑,能通过隔离卡实现内外网的切换。当切换至外网能直接链接到因特网,可以查阅核实史料或链接兄弟城市的地情网进行工作交流;当切换至内网能直接链接到深圳市委办公厅OA系统和深圳市公务员之窗,通过该系统,工作人员能及时发布工作信息并可在OA系统的处室资料栏目进行资料室书籍文献的网上查询和借还操作,免去纸质文件登记程序。当然,深圳市史志办在办公网络化建设还是处于最基本层次,和一些省级方志部门或者兄弟城市相比还有很大的差距,例如:上海市现已实现“网上修志编鉴功能”,2010年开发出“数字化上海地情资料库”项目,通过该平台修志编鉴人员

可同时进行编撰工作,互不影响,并实现在线资料收集上传、保存、资料编辑、志书编纂、志稿评审及志稿内容上网发布等一系列流程操作。只要能实现链接因特网就能实现在线修志,突破了时间和地点上的限制,极大提高工作效率。深圳市在这方面还存在着差距,今后应当向北京、上海、广州等兄弟城市同行学习在信息化建设方面的做法。

3.各区志办信息化建设方面。

深圳市6个区史志办在人员、资金、技术不足的情况下,积极派员参加广东省人民政府地方志办公室举办的信息化建设培训班学习,大部分都已建立网站,其中福田、龙岗两个区志办建立独立的地情网;盐田、宝安两个区志办建立起史志档案合一的综合信息网;罗湖、南山两个区志办在人员、资金方面确实存在困难,目前还没建立起相应网站。总体来讲,深圳市已建立起网站的4个区级单位,都已做到网站更新及时,维护到位,运行良好。

二、实践中存在的主要问题

深圳市情信息网自建站之初就是网库合一,从而导致其与一般信息发布网站在建设、运营等方面存在一定的差异性,不但要做到信息发布的及时、准确,还要保证网站上链接的志书数据库正常运行。我们在史志工作信息化建设实践中遇上的主要问题有:

1.技术问题。 

要实现志书的数字化进而达到资源共享的目的,首先要有一定的计算机技术将志书、文献资料等数字化,而地方文献资源既有文字、图片又有影像;既有成书志书,又有原始资料,还有开发和动态信息;篇幅巨大,图片多是志书的一大特征,对浩如烟海、内容庞杂的地方文献,尤其是方志、党史、年鉴和各种专题资料,数字化工程相当浩大,技术难度大。另外,旧志是史志研究不可或缺的一部分,现在人们一般很难读懂旧方志的文字,阅读障碍影响从中获得有用信息。而旧志的数字化工作要求更高,因为在进行技术处理的时候还要十分注意对旧志的保护以免损坏。即使是简单的扫描成PDF文件也会有一定的难度,因为有些旧志书籍本身的装订就有问题,边缘的个别字甚至没办法扫描出来。更多的时候,志书数字化不能只是简单的扫描,因为PDF文件有其搜索、编辑不便的缺点,不及TXT文件或者WORD文件更适合读者使用。

2.机构问题。 

深圳市史志办公室是党史、地方志、年鉴三合一的部门,承担着三大业务,从而网站(深圳市情信息网)不可能分开按业务单独建网;深圳区级史志部门还存在着史志与档案合一的情况,这很大程度上影响了市区两级网站的有效整合。虽然目前深圳市6个区级史志单位大部分都已建立起网站,但存在着市区两级业务上的差距,导致网站栏目设置、内容等方面的一致性无法得到保证;深圳市情信息网还肩负着深圳政府地情信息公布功能,并占有使用深圳政府机构的gov.cn域名。这三大因素导致深圳市情信息网站建设虽然能实现地方志信息化建设职能的基本要求,但与2011年广东省地方志信息化建设(归口统一建站)的要求确实存在一定差距。

3.人才问题。 

技术人才缺乏是深圳地方志信息化建设的一块短板。由于史志工作的特殊性,进入史志系统工作的人员绝大部分都是文科人员,深圳市史志办公室共25个编制,承担着党史、地方志、年鉴三大业务,而负责信息化建设的仅1人,这与广州单独设置一个文献处来负责信息化建设相比存在很大差距,与北京上海等城市相比差距更大。

4.经费问题。 

任何网站运营管理都需要运营维护费用,如服务器购买和网站文献阅读器使用权的购买、资料存储载体的更新升级、网站维护等等。而在我办的年度经费构成中并没有网站运营维护经费(市财政未给予拨款)。之前深圳市情信息网就曾出现过旧数据链接失效导致部分志书无法实现在线阅读,就是缺少经费的一个直接反映。

三、我们的几点做法

在深圳市史志工作信息化建设实践中,虽然存在着技术、机构、人才、经费等方面问题,但在广东省人民政府地方志办公室的支持下,我们的信息化建设工作克服了种种困难并在条件不足的情况取得了一定的成绩。以下是我们的几点做法:

1.全面升级深圳地情网。 

恢复以前市志、区志、专业志、旧志、大事记、深圳史志、典藏资料的数据链接,实现在线阅读,利用电脑即可检索、摘抄、打印所需方志成果信息。增加我市新近出版的市志、区志、专业志、旧志、党史图书、大事记、深圳史志、典藏资料的电子数据。通过购买超星公司的超星阅读器使用版权和服务,今年7月至9月期间已完成了22部年鉴、46本相关史志图书和18期期刊的数字化工作。数据上传至新版网站工作正在紧锣密鼓进行之中。添加年鉴业务内容,下设市年鉴、区年鉴两个子栏目,并上传1985年创刊以来的全部深圳年鉴,含《深圳经济特区年鉴》、《深圳年鉴》以及各区年鉴,实现市情信息网的完整性。深圳市情

信息网改版工作已进入收尾验收阶段,新版已于2011年10月正式上线试运行。

2.加入技术创新。 

2010年下半年,深圳市史志办公室开展了一个史志成果数字化的创新项目——与深圳市书僮文化科技有限公司合作,把历年年鉴(共26本)重新扫描合成DVD光碟,一改一书附一碟的状况。以前的一书一碟有其存在的必要性,但完整性、连续性和高效性不足。该DVD原始数据来自整理后的TXT纯文本、EXCEL表格和JPG图像等,并由此编译生成WINDOWS可执行文件。(1)存储形式:为实现系统的快速阅览,将主、次文件分开存储,主文件存储结构性文件与数据库文件,而次文件主要存储相应的文字和图像数据。(2)数据结构:系统按“年份|栏目|分目|条目”的结构进行收录并存放于数据库中,在系统界面中以目录树的形式呈现。读者点击相应的目录树节点便可浏览相应内容。(3)便捷功能:系统提供搜索、索引、书签、笔记、复制、缩放、查找、打印等功能,其中的搜索功能让用户点鼠标就能快捷地比较各年份数据的差异,这是该系统价值的最大体现。

深圳年鉴DVD项目作为一个创新项目,看似简单,其经验价值不可小视,其高度数字化、时间跨度查询、纵横实现对比、便携性是单个大部头年鉴所无法比拟的。下一步,我办在九大卷《深圳市志》全部出版后,将把《深圳市志》各卷制作成电子合辑的纪念光盘,以利广大读者电子化阅读。

3.制定数字方志馆规划。 

从志书的使用者来看,以年长者居多,他们更喜欢到资料存储实体进行查阅,而方志馆就是一个这样的平台。方志馆作为一个存储实体,它的容量范围可与地情网相媲美,一个行政区域的所有地方文献,如历代志书、史志专著、刊物、年鉴、地方名人及其著作、家谱及政府公报、年报、统计资料等,都是方志馆重要馆藏。但方志馆不仅仅是一个存储地方文献资料的房库,它还可以是一个数字方志馆。方志馆数字化工作实质也是史志鉴应用网络建设的一种。通过方志馆数字化,实现文献信息从加工、组织、存储、传播方式到公众查询的大服务。方志馆数字化后,上线联网即可打通全国各地方志馆的大门,即时查阅各地的地方文献和地情资料。我们认为,数字化方志馆建设应从以下两方面着力:

(1)志书年鉴管理系统建设,它不仅仅是一个借阅系统,它还关系到整个方志馆后期管理的高效性和服务公众的便利性,是否可真正实现浏览、检索、阅读、下载等,所以系统开发就要着眼长远,以便日后的数据存储和应用。这一点很关键,每个数据库有它的兼容性,文本、图片等是以TXT、JPG、还是PDF存储都会影响到后期的系统和便捷应用。

(2)网络应用建设,这里需要考虑的是完全对外还是部分对外,就是整个互联网用户都可以查询还是全国的方志馆之间的互相查询、借阅;无论选择面向整个互联网还是全国的方志馆之间应用,安全性和兼容性都是首先要考虑的,特别是兼容性,目前很多地情网实现的都只是提供网络链接进行网页查询,很多情况是文件打不开,程序不兼容,从而影响了社会使用者的查询与利用工作。

虽然现在全国很多地区已建立方志馆或正在筹建,但我们应该从长远着眼,数字化必定是方志馆未来的方向,正如当前社会上“数字化图书馆”是大势所趋一样。深圳市方志馆于2010年6月25日奠基开工,现已紧张建造之中,预计于2013年投入使用,届时,深圳方志馆将在建设成为实体地情馆的基础上,建设成为数字方志馆。另外,深圳市情信息图片资料库也在建设当中,可以设想,在方志馆建成后深圳市地情信息将会实现真正的“网、库、馆”一体化。

4.保障经费,加强队伍建设。 

虽然目前深圳史志办公室的年度经费构成中没有信息化专项经费,但我们开源节流,从有限的其他事项经费中拨出部分以作信息化建设(地情网站运作)费用支出。本年度的市情信息网改造升级项目所需费用就是使用其他经费支付,这只是暂时之计。我们将努力把这块工作经费列入年度预算经费中,以保证地方志信息化事业长久健康发展。另外,信息化建设是专业性很强的工作,需要专业的人才队伍。因此,我们非常重视从队伍中培养人才,历年来多次派员参加广东省地方志系统信息化建设培训班学习,最近又新进两名业务人员,同时安排懂计算机业务的同志专门负责信息化建设工作,有力提升了深圳市史志工作信息化建设的专业水平。